EL VALOR DE ILM

 Manejar estratégicamente el ciclo de vida de la información es vital para optimizar los volúmenes y extracción de los datos.

 El manejo del ciclo de vida de la información (ILM, por sus siglas en inglés) es muy promisorio en cuanto a gestión del almacenamiento de datos, desde que se crea la información hasta que es destruida. Sin embargo, al ser no un producto sino una constelación de políticas, procesos, servicios y herramientas, lograr una estrategia en este sentido es muy complicado.

Las metas dependen de una variedad de factores, como el valor de los datos, los imperativos regulatorios, etc. Lo ideal es que el sistema ILM reconozca el valor que los datos tienen para el negocio y los dirija al medio apropiado de almacenamiento. Dicho medio cambiará a medida que el valor de los datos se modifique, a su vez, con el tiempo. Por ejemplo, las declaraciones financieras del último trimestre serán fácilmente accesibles en discos, mientras que los datos financieros de hace 15 años estarán mejor en cintas en alguna instalación de almacenamiento fuera de la empresa.

 

CARA DE ESTRATEGIA. Para mover los datos al medio más apropiado según su valor, es necesario un ambiente de almacenamiento por niveles (tiers) con diferentes costos, grados de seguridad y requisitos de redundancia. La arquitectura por niveles requiere un motor de migración para mover los datos entre los niveles, pero el tercer elemento, el motor de clasificación, es el principal y más complejo del sistema. Éste determina el valor que tiene determinado conjunto de datos para el negocio en un momento dado. Pero, ¿cómo se mide ese valor? Una métrica es el costo potencial en que se incurriría si los datos se perdieran o no estuvieran disponibles, considerando el factor tiempo; es decir, si los archivos CAD de un nuevo proyecto no están disponibles por unas cuantas horas, el costo no será tan alto como lo sería si la recuperación de esos datos tardara un día o una semana.

 

Otras medidas son la sensibilidad de los datos (su exposición a multas, pleitos legales o pérdida de la confianza de los clientes) o su presentación a solicitud de una auditoría, y todas las empresas sin una clara estrategia tendrán dificultades para satisfacer estos requerimientos.

 

El ILM tiene más cara de estrategia que de tecnología, por lo que se necesitan herramientas específicas para implementar la clasificación y migración de los datos. No existe una herramienta que provea esos elementos, lo mismo si los datos están estructurados que si no lo están.

 

Los datos no estructurados -desde documentos de Microsoft Office hasta imágenes médicas- se manejan mediante productos emergentes de clasificación y manejo de información (ICM) que pueden estimar el valor de un archivo a partir de metadatos y contenidos existentes, y luego migran los archivos a nuevos lugares basándose en ese valor. Los datos de bases de datos relacionales pueden ser manejados por herramientas de archivo de bases de datos, y las herramientas para archivo del correo electrónico pueden contribuir a manejar la cantidad de contenido generado por las bandejas de entrada de los usuarios.

 

PIEDRAS EN EL CAMINO. Dado que una estrategia de ILM requiere una variedad de elementos (políticas, procesos y tecnología), con que uno de los engranes no logre coordinarse, se podría desvirtuar toda la iniciativa.

Principalmente, son tres los obstáculos que pueden descarrilar el manejo del ciclo de vida de la información.

El primero es la falta de colaboración de la alta gerencia. El departamento IT no puede emprender por sí solo un proyecto de ILM. El CIO, el jurídico y los directivos con autoridad sobre políticas de manejo de datos, todos tienen que subirse al tren. Tampoco hay que olvidar la base de la pirámide: los usuarios pueden subvertir cualquier plan o política, independientemente de lo bien concebidos que puedan estar. Está el caso de un área jurídica que insistía en que todos los correos electrónicos se borraran a los 30 días de haber sido enviados o recibidos, pero lo usuarios boicotearon dicha orden guardando los e-mails en CD, memorias USB y discos duros, con lo cual la compañía en cuestión no logró tener una efectiva estrategia de ILM.

 

El segundo obstáculo es el pensar en la iniciativa como una forma de lograr ahorros. Los departamentos IT suelen tratar una aplicación de archivo de correos electrónicos como un medio para ahorrar dinero sustituyendo un sistema de almacenamiento de calidad por arreglos SATA baratos. Sin embargo, los sistemas de archivo de e-mails pueden costar $150 dólares por usuario. La lección es que los costos no justifican por sí mismos una estrategia de ILM.

Finalmente, el tercer obstáculo es acerca de la inmadurez de los productos y de los proveedores de ILM. Si bien las soluciones de archivo de correo llevan una década en el mercado, los segmentos de clasificación y administración de la información, y de archivo de bases de datos son relativamente jóvenes. Muchas organizaciones se muestran recelosas de aceptar tecnologías inmaduras, en particular cuando las repercusiones de no clasificar debidamente la información pueden ser severas.

 

La tecnología ILM está en la infancia. Lo ideal sería que las empresas IT ofrecieran herramientas económicas y fáciles de usar que clasificaran con precisión los datos y los manejaran de acuerdo con su valor para el negocio, pero por ahora las compañías sienten una intensa presión para gestionar su información y almacenarla más estratégicamente. Mientras, emplearán soluciones que cuadren con sus políticas y procesos, aunque manteniéndose ojo avizor sobre este nicho en evolución.

 

Con la colaboración Andrew Conry-Murray

 

EXECUTIVE SUMMARY

 ¿PARA QUÉ SIRVE EL ILM?

Las estrategias de ILM tienen cuatro propósitos medulares: cumplimiento de normas, asistencia en auditorías y e-discovery, mejoras en el desempeño operativo y aumento en la productividad.

 

Algunas empresas deben regirse por una gama de normas, como la Sarbanes-Oxley o HIPAA, las cuales solicitan que los datos de la compañía queden almacenados por un tiempo determinado. Una estrategia de ILM puede contribuir al cumplimiento de estos requisitos y garantizar que los datos queden resguardados como está estipulado.

 

Por otro lado, cuando se realiza una auditoría por causa de algún proceso legal, los correos electrónicos y otros archivos son presentados como cosa de rutina. Las herramientas de archivo de e-mail pueden volver manejable ese proceso y contribuir a que se entregue la información correcta dentro del término de tiempo especificado.

Asimismo, a medida que los volúmenes almacenados crecen, las organizaciones requieren mejorar la eficiencia operativa y gestionar los costos derivados de ese incremento. Una estrategia de ILM ayuda a identificar cuándo los datos se pueden transferir a medios de almacenamiento más económicos, o incluso destruirse. También desempeña un papel en los planes de continuidad del negocio; por ejemplo, si se reduce el tamaño del storage primario de datos, las aplicaciones pueden correr con mayor rapidez y los respaldos resultan más pequeños.

 

El ILM también aumenta la productividad porque los usuarios disponen de una mayor visibilidad de sus propios datos.

 

 

LAS PRIORIDADES

 ¿Cuál es la prioridad no. 1 de su empresa para la inversión en ILM durante 2007?

Manejo de registros      29%

Gestión de archivos y almacenamiento jerárquico 24%

Archivo del e-mail 19%

Administración de los recursos de storage 13%

Archivo de los sistemas de manejo de bases de datos relacionales 12%

Hardware por niveles 3%

Fuente: Encuesta elaborada por InformationWeek a directivos IT en Estados Unidos

 

 LOS BENEFICIOS

 Si su empresa usa ILM en producción, califique los beneficios que ha obtenido

Mejor cumplimiento de las políticas de retención

Menor gasto en discos de usuario final

Mejor visión del uso

Mejor manejo de los sistemas primarios

Menor número de copias de datos de bajo valor

Menor esfuerzo en manejo del almacenamiento

 

Muy bajo      Bajo      Moderado      Alto       Muy alto

 

Fuente: Encuesta elaborada por InformationWeek a directivos IT en Estados Unidos

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