Migrar el e-mail empresarial a gmail… ¿conviene?

¡Sí! Tal vez no es la mejor opción para todos, como aquellas organizaciones impedidas, por ley, para mantener su correo en sistemas accesibles vía Internet. Pero a menos de que se tenga una razón muy puntual para esquivar Gmail, es una opción que conviene considerar. Todo CIO de una empresa que maneje correo electrónico y que no esté considerando sustituirlo por Gmail, de Google, debería echarle un ojo al presente artículo… Pudiera ser que al final de la página 31 haya cambiado de opinión.

Tal vez para algunas organizaciones esta plataforma de e-mail sencillamente no funcionaría, pero mientras tales compañías hayan llegado a esa conclusión por un hecho puntual y no por miedos, dudas o incertidumbre, no hay problema. Lo habría si se tratara de empresas en las que la factibilidad de cambiar su e-mail al de Google no ha sido considerada, porque en ese caso podrían estarse perdiendo de mucho.

El apagón que tuvo Gmail en febrero pasado significó, por desgracia, que muchos tomadores de decisiones volvieran la espalda a una solución competitiva y a la altura de las exigencias actuales.

Pero para quienes están dispuestos a darle una segunda oportunidad a Google -y necesitan convencer a otros-, he aquí las 10 razones que podrían hacer que una organización recapacite.

EL DOMINIO DEL E-MAIL. Contrariamente a lo que muchos creen, cuando una organización acepta a Gmail como solución corporativa de correo electrónico, todos siguen manejando sus propias direcciones de e-mail. En otras palabras, no hay que aceptar una nueva dirección que sea algo como mailto:davidberlind@gmail.com.

Lo que sí es forzoso es que para mantener las direcciones de correo existentes, la organización tiene que ser suscriptora de Google Apps.

LO GRATUITO TIENE SU PRECIO, PERO VALE LA PENA. Existen dos opciones de Google Apps: estándar y premier (Google tiene también una opción especial para instituciones educativas, no lucrativas y proveedores de servicios de Internet, ISP). La edición estándar es gratuita. La premier sí tiene un costo: $50 dólares por usuario al año.

Millones de negocios pueden funcionar con la edición gratuita, siempre y cuando estén dispuestos a sobrellevar la publicidad incluida (la cual suele ser relativamente discreta). Además, los usuarios de la edición estándar tienen más de 7 GB de almacenamiento, lo cual puede ser bastante aceptable en ciertos negocios (la opción premier da 25 GB), sumado a que se tiene una infraestructura tolerable a fallas y respaldada. En ocasiones, las empresas requieren bastante tiempo, esfuerzo y herramientas para mantener todo en pie y funcionando.

Ahora bien, incluso pagando los $50 dólares de la edición premier, la mayoría de las organizaciones encontrará que suscribirse a Google Apps sólo por el correo y su calendarización grupal compensa el costo total de manejar las soluciones internas (gente, hardware, software, add-ons para respaldo, movilidad, etc.).

En este sentido se le puede preguntar al CFO qué prefiere, sobre todo en momentos económicos duros, donde los niveles de personal están en movimiento constante: un costo anual por componentes que, en algunas circunstancias, se irán a la basura en ciclos de reducción, o costos de suscripción que golpean los libros de manera más predecible y que no requieren el cuidado y manejo asociados con gente, hardware y software que son necesarios para mantener en funcionamiento los sistemas que se manejan dentro la empresa.

MÁS ES MEJOR. Cada vez es más común saber de usuarios empresariales que, en lugar de una suite de oficina usan Google Docs (sobre todo para procesamiento de palabras y hojas de cálculo, pero en ocasiones también para presentaciones) para colaborar con efectividad en algún documento.

Cuando hoy por hoy sucede eso, el empleado ha empleado las nuevas tecnologías y tiene un documento listo en cuestión de minutos, pero luego debe trasladarlo a una solución de legado que requiere software local para abrirlo y, en muchos casos, se exige que el documento sea transferido ineficientemente como un anexo del e-mail (que se tiene que almacenar localmente, anexar y desanexar).

¿Qué pasaría si también las herramientas de oficina se tuvieran con Google (Office Suite)? No importaría desde dónde o mediante qué dispositivo se requiera accesar a tales documentos, porque estarían basados en el Web (ver punto número 8 de este listado).

Otro punto a favor de esta plataforma: Office Suite tiene colaboración tan incorporada que no hay bandeja de entrada y salida de documentos o infraestructura adicional (servidores, software, expertos, etc.) que deban añadirse a la ecuación para dificultar la colaboración.

Con Google Apps, cuando dos o más personas miran el mismo documento al mismo tiempo, pueden ver los cambios que el otro o los demás están haciendo, en tiempo real (también se puede ver quién más está viendo y editando el documento). Cuando la gente experimenta esto por primera vez suele exclamar “¡Ahhhhh!”. Es algo así como: “¿Dónde me he pasado toda la vida?”

Los proveedores de soluciones tradicionales sostienen que pueden lograr dicha funcionalidad, pero habrá que ver por cuántos pesos y con qué nivel de facilidad.

UPGRADES Y PARCHES ESTILO HANDS-OFF. Sería genial que los usuarios IT no deban mover un dedo para aprovechar el último parche y resolver un bug o liberar un nuevo servicio. Ni Google ha llegado a tanto, aunque parece que está cerca.

Si a las 11:59 horas uno está usando una versión “vieja” de Google Apps y a las 12 del día Google actualiza el código base de Google Apps, el navegador del usuario heredará ese nuevo código base la próxima vez que haga aparecer la página (dedo requerido) o bien el código basado en Ajax del Gmail lo hará por uno (dedo no requerido).

No se requieren descargas ni regresiones de los parches para cerciorarse de que no van a desestabilizar el escritorio; tampoco chequeos de los escritorios para que el administrador IT esté seguro de que todos han recibido e instalado el último parche. Los reinicios y visitas a los periféricos no son necesarios tampoco. Y esto ni siquiera toma en cuenta el ciclo de parches/actualizaciones de los servidores de e-mail.

Dentro del plan general del costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) quizá no se tenga asignado un valor en dinero a este elemento, dado que técnicamente es un costo en dinero “soft“. Es difícil señalar el costo real. Pero tomando en cuenta la complejidad comparativa y el número de puntos donde las cosas pueden descarrilarse al actualizar escritorios y servidores, las compañías deben preguntarse si los beneficios de mantener el correo electrónico dentro de la compañía valen los dolores de cabeza que conlleva su mantenimiento.

Otro aspecto menos tangible es el tiempo que se necesita para solucionar los bugs. En el mundo de las soluciones que se mantienen al interior de la compañía, si ocurre un error serio se puede tomar el teléfono y llamar al proveedor. Esto, desde luego, si se tiene un contrato de soporte que permita que le den trato de alfombra roja; en caso contrario, es necesario esperar el siguiente paquete de servicio para que, finalmente, el error quede eliminado.

Google tiene ingenieros que monitorean la salud de sus aplicaciones 7X24. Tras bambalinas, Gmail atrapa los problemas que encuentran los usuarios y, dependiendo de lo crítico que sea el error, se puede remediar (y transferirlo a la base de usuarios) en cuestión de horas. Además, la aplicación del arreglo por lo general requiere un clic del botón de refresh, pero a veces ni eso.

ANTISPAM SIN COSTO EXTRA. Tan grave es el problema del spam, que ha dado origen a toda una industria de soluciones que las compañías requieren salir a comprar (entiéndase: pagar extra) para tener del propio lado la fuerza de la policía industrial antispam. En el caso de las Google Apps (e incluso el Gmail per sé), se puede tener esa fuerza, nivel industrial, sin pagar un peso.

¿Cómo es posible? Es que cuanto más se usa el e-mail y un servidor de e-mail, más son las posibilidades de que éste advierta el spam. Y vaya que Google sabe de esto.

HORA DE ROMPER LAS CADENAS. Si algo se ha aprendido de los principales operadores de correo electrónico por Internet es que el Web es, en realidad, una gran plataforma que hace las veces de nivelador del terreno.

Todas las empresas tienen gente “rara”, aquellos que en una organización, por una u otra razón, no van a la par que los demás ni usan las aplicaciones estándar que todos los empleados usan. En algunas organizaciones uno debe justificar por qué requiere algo que se aparte de la senda trillada antes que el departamento de compras se resuelva a adquirirlo. Luego, si el interesado sobrevive a la investigación, es probable que tenga que valerse por sí mismo.

Pero cuando alguien pasa a un sistema de e-mail basado en Web, como Gmail, todo el mundo, independientemente de la plataforma, obtiene la misma interfaz de usuario, de modo que es un gran paso hacia no sólo el tipo de independencia de plataformas a la que sus usuarios tendrían derecho, sino también el tipo de independencia de plataformas a la que toda la compañía tendría derecho, debido a que baja la barrera para realizar cambios.

Ahora bien, no hay que perder de vista que la mayoría de los sistemas de correo que se operan en la empresa tienen también interfaces Web. Por tanto, también está esa opción, pero la disponibilidad de Gmail para apartarse de la senda trillada (punto número 9), sin requerir nada más que el plug-in Gears (disponible para Firefox, Internet Explorer y Safari), debería hacer reflexionar a todo CIO.

MÓVIL, Y SIN BLACKBERRY. El mercado para plataformas de teléfonos inteligentes que, de un modo u otro, acaban siendo conectados a sistemas de e-mail empresariales, está abarrotado y too indica que, si acaso, se pondrá peor.

Ciertamente la plataforma Blackberry, con todo y que tiene una brillante competencia, sigue siendo la dueña del granero. Pero su problema es que integrarla con los sistemas de correo empresariales cuesta; por ejemplo, de acuerdo con el sitio Web de Research In Motion (RIM), si hoy se añadiera un Blackberry Enterprise Server (BES) a un sistema de 101 usuarios, el costo sería de $2,999 dólares (BES con una licencia para un cliente) más $5,999 (licencias adicionales para 100 clientes). Esto es aproximadamente $89 dólares por usuario.

Ciertamente pareciera una comparación de peras con manzanas, pero he aquí otra información: para obtener el Google Apps Gmail (y calendario) en un Blackberry, Google ofrece una descarga gratis. Las descargas del software de Blackberry a Google son también gratuitas. Google no cobra extra por soporte. En el paquete premier la firma incluye soporte 7X24.

Igualmente importante es decir que no se requiere hacer descarga para leer el Gmail desde un dispositivo móvil. Con tal que éste tenga una plataforma Web lo bastante robusta, la interfaz Web móvil realiza el trabajo.

NO IMPORTA CUÁNDO, DÓNDE  O CÓMO. Dados los demás puntos ya anotados, pudiera pensarse que el presente no requiere comentario. Pero, de nuevo, es un punto tan poderoso que merece anotación por separado entre los principales.

Los usuarios de Google Apps seguramente han revisado su correo desde múltiples dispositivos infinidad de veces. Pero la pregunta que los departamentos IT se hacen es si quieren responsabilizarse de proveer y soportar una interfaz Web para el sistema de correo de la empresa al precio que cueste, o si prefieren que un proveedor bien reputado esté siempre listo para brindar el servicio.
Google, por supuesto, no es el único que ofrece e-mail hospedado basado en Web usando el dominio de uno mismo. Está el caso de Microsoft y su servicio Exchange Online, desde $10 dólares por usuario al mes.

A la larga, valdría la pena dejar que fuera incluso el mismo Microsoft quien se ocupara de manejar los sistemas de e-mail de una organización compleja, en lugar de que sea el encargado IT.

HICIERON LO IMPOSIBLE. Aunque todavía está en beta y en manos de Google Labs, Gmail ya se puede accesar en modo offline (soportado por Firefox, Safari e Internet Explorer).

Para algunos, el nuevo esquema carece de una capacidad muy importante, a saber: la de anexar un archivo a un e-mail mientras se trabaja fuera de línea.

Con todo, para tratarse de una funcionalidad experimental, trabaja bastante bien, lo suficiente como para no requerir más de Outlook: mientras se opera en offline se tienen integrados correo y calendario, así que e-mails y citas se sincronizan con Gmail y calendario basados en Google Apps.

AGREGACIÓN DE CUENTAS. Algo que mucha gente no sabe es que Gmail se puede configurar de modo que no sólo todo el correo que fluye por las cuentas de Gmail se canaliza a una sola bandeja de entrada, sino que, empleando dicha bandeja de entrada, es posible enviar correos desde otras cuentas.

Es decir, se puede tener un conjunto de cuentas de Gmail y de Google Apps, pero para revisarlas o mandar correos desde ellas sólo se requiere entrar a una. Ésta es una funcionalidad muy útil, que no se aprecia hasta que se le experimenta.

No está de más considerar estos puntos, y entonces, decidir.

EL “CUARTO DE JUEGOS” DE GOOGLE

Son los Google Labs, donde se cocinan las características aún en beta. Algunas ya son funcionalidades hechas y derechas; otras han sido descontinuadas y nunca entrarán a las ligas mayores. Lo de conexión offline (punto número 9), por ejemplo, seguramente se graduará y será una característica de producción del Gmail.

Otro punto donde Google Labs ha acertado plenamente es el de las actualizaciones hands-off (punto número 4). Técnicamente no se trata de actualizaciones; más bien son una especie de plug-ins o add-ons, y la única diferencia es que sólo están a un botón de distancia.

Quizá igualmente importante es que todo el concepto detrás de la iniciativa atrae a los usuarios a conversar sobre su tecnología. En las generaciones anteriores de software, la idea de que los proveedores mantendrían un diálogo abierto y público con los ingenieros era ridícula. Un buzón de sugerencias era algo nunca pensado, pero por cada iniciativa que Google Labs pone a disposición de los usuarios de Gmail, hay un grupo Google en un área de discusión donde usuarios comentan, interactúan con ingenieros y dan sugerencias.

Los proyectos que han salido de este novedoso laboratorio son más de 35: hay iniciativas para disponer de una nueva forma la presentación del Gmail, crear respuestas ‘enlatadas’ (textos que se pueden reutilizar al responder mails), añadir listados diferentes y contar con atajos en el teclado, o bien visitar varias bandejas de entrada simultáneamente (a menos que uno haya preferido encauzarlas todas a una sola).

Asimismo, hay otros más bien divertidos que productivos, como Random Signature, que toma al azar citas famosas que se pueden añadir al final de los correos, o el llamado Old Snakey Lab, que desvía al usuario a jugar “Serpiente” cuando es posible emplear una desviación.

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