MÁS EFECTIVOS

Más allá del instinto del CIO para optimizar la organización IT, hay un proceso que ayuda a tomar decisiones.

 La mayoría de los directores de sistemas emprende una reorganización con poco más que sus propios instintos para dirigirla. Pero es posible optimizar la organización IT y maximizar así su eficacia usando un proceso de evaluación y decisión de cuatro pasos, basado en las preguntas: ¿Necesito reorganizar; a qué grado? ¿Cuál es el grado de cambio necesario? ¿Estoy listo para el cambio? ¿Qué necesito hacer?

La respuesta a tales cuestionamientos es el inicio que permite establecer los puntos de decisión “se hace/no se hace” basados en la necesidad de tal cambio y en la preparación del negocio a tolerarlo, al evaluar el estado actual de la organización; diseñar la nueva organización; mostrar la eficacia de IT mediante las estructuras, capacidades y roles, y tomar en cuenta el cambio continuo.

 

ENFOQUE REPARTIDO. Hay tres orientaciones importantes para organizar las IT, las cuales son:

Remodelación. Se centra en la renovación del área. Implica el cambio de líderes dominantes, consolidación de funciones, mejora de procesos existentes y/o actualización de sistemas o software de apoyo. Los riesgos y costos son bajos, y el tiempo, corto. Generalmente su impacto en la productividad es bajo. De cara al negocio significa  servicio y atención más eficaz y eficiente.
Renovación. Implica el cambio fundamental de procesos de IT/negocios, y el desarrollo de estructuras para apoyarlas y manejarlas. Entre ellas: gestión de portafolios, prácticas de arquitectura empresarial y gerencia de servicio de ITIL o COBIT. El personal es consolidado y realineado, además de que hay cambios en las responsabilidades laborales. Para evitar problemas entre la forma anterior y nueva de trabajar es esencial tener un equipo de apoyo y comunicación al negocio durante un  periodo de 30 a 60 días.

Reconstrucción. Es el más severo de los enfoques, apropiado solo en algunas circunstancias, pues requiere empezar desde cero con la organización. Se necesita comunicación y coordinación extensas, junto con un modelo de planeación de escenarios “what-if” bien desarrollado para anticipar problemas. Significa generalmente cambios radicales en la infraestructura, el sourcing del centro de datos y el personal, con todos los riesgos y ventajas potenciales que ello implica. A menudo, se eliminan posiciones existentes y se crean nuevas. Se debe estar preparado para una reducción sensible en la productividad y poder tolerar el tiempo que la gente necesita para tener productividad en el nuevo modelo.

Asimismo, los CIO deben mantener la planeación pensando en que es necesario el cambio continuo en las estructuras de su organización. Sólo así podrá entregar valor al negocio, porque mientras el negocio se desarrolla, también el área IT debe evolucionar.

 

 

La autora es vicepresidente de Gartner Executive Programs (EXP) para Latinoamérica. Para dudas y comentarios contáctela en ione.coco@gartner.com.

Este artículo está basado en el reporte especial para la comunidad EXP de Gartner  “Effective IT Organizations: Design Matters“, dirigido por Patrick Meehan, vicepresidente y director de investigación, y David Pack, socio ejecutivo.

 

PONER ATENCIÓN

Para guardar un pulso en cuáles factores de IT pueden necesitar desarrollarse a través de la organización, los CIO deben mirar cinco indicadores dominantes:

• Eficiencia: foco del proceso de negocio
• Eficacia IT: contribución para el crecimiento
• Moral: la gente adecuada en los papeles correctos
• Productividad: informes del PMO sobre el tiempo/costos/calidad
• Satisfacción: el CEO está al tanto de las mejoras

 

LAS TRES “R”

Proceso de diseño de la organización IT efectiva

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