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 Los proveedores de ECM ven a la colaboración como la cereza de su pastel, pero Microsoft podría comerse todo el mercado.

 Para correr SharePoint, es necesario comprar todo el software de Microsoft, a saber: Windows, .Net, Internet Explorer y SQL Server

 

Es mejor que los CIO que estén pensando en adoptar un enfoque de “salvarlo todo para siempre” busquen otra estrategia que satisfaga las normas pero que no los hunda

 

¿Qué hacer con el creciente y no estructurado contenido? No basta con almacenarlo y ya. Los requisitos de cumplimiento y de e-discovery (es decir, presentación de documentos por orden judicial en caso de pleito) obligan a los negocios a hacer una selección más profunda e identificar qué información hay que guardar y cuál puede destruirse sin consecuencias.

 Al mismo tiempo, las compañías deben asegurarse de que los empleados y demás usuarios tengan acceso al contenido que requieren para hacer sus labores diarias.

Están, por supuesto, las herramientas de administración de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), y las políticas y procesos para el manejo de documentos; con todo, sigue habiendo cierta clase de contenido sin estructurar, que suele vivir fuera de las plataformas de ECM.

Mientras los proveedores de ECM tratan de resolver este asunto extendiendo sus soluciones, algunas aplicaciones de colaboración -fundamentalmente SharePoint, de Microsoft- están tomando esta carencia en cuenta y hacen lo propio. En este sentido, la integración orgánica de SharePoint con Office lo está convirtiendo en fuerte rival como sistema de gestión de contenido.

 ¿AMIGO O ENEMIGO? Microsoft está poniendo patas arriba el mercado de ECM. En una encuesta a 800 pequeñas y medianas empresas (PyME) en Estados Unidos, Gartner encontró que 57% ha implementado los Windows SharePoint Services. Hoy SharePoint figura como líder en el cuadrante mágico de ECM de la firma analista, al lado de potencias tradicionales en el nicho, como son EMC, IBM y OpenText.

SharePoint vuelve fácil la creación volúmenes de documentos, blogs y wikis cuando quizá no son expedientes oficiales del negocio (y no los capan las herramientas de ECM convencionales). Y su integración con Office lo coloca en posición de manejar ese contenido.

SharePoint trae algunas características útiles para la gestión de documentos y expedientes, como control de versiones, flujos de trabajo sometidos a aprobación y políticas de retención y expiración. Su interfaz permite a los usuarios declarar que un expediente es un documento oficial, y a los administradores establecer políticas para convertir automáticamente contenido en expediente.

Microsoft dice que SharePoint surgió de una herramienta de colaboración, pero que ha acabado por convertirse en plataforma de ECM. Y ahora está invirtiendo en capacidades de gestión de contenido Web, y gestión de documentos y expedientes, apunta Jeff Teper, vicepresidente de Office Business Platform.

Los demás proveedores de ECM consideran a SharePoint una mezcla entre amigo y enemigo: puede traerles ganancias, pero también ser un rival encarnizado. En la realidad, los usuarios empresariales suelen acabar usando tanto SharePoint como los productos tradicionales de gestión.

Ahí está, por ejemplo, Pfizer, con 6,000 sitios y 63,000 usuarios activos de SharePoint (casi la tercera parte de todos sus empleados), pero también con Documentum (la plataforma estrella de contenido empresarial de EMC), empleada por unos 2,000 ejecutivos para presentar las nuevas aplicaciones de medicamentos ante la FDA estadounidense.

Si bien la cifra de usuarios de SharePoint impresiona, las actividades que se hacen con la herramienta caen en lo rutinario, como administrar juntas. Dave Biersach, director asociado de Pfizer, reconoce que la confianza en Documentum es total, pues el desarrollo de medicamentos es el corazón del negocio de la firma. “A Documentum lo tenemos bien asentado en límites bien definidos por nosotros; a SharePoint aún no”, señala.

Con todo, los usuarios de SharePoint se están volviendo creativos: el grupo de gestión de escritorios actualiza una wiki de SharePoint con información de tickets de escritorio. Cuando hay problemas, la gente puede buscar la wiki y ver si ya se ha documentado algún parcheo.  “Tenemos una cultura de silos, pero el péndulo va hacia la colaboración abierta y el compartir a lo amplio de las líneas, divisiones y terapias medicamentosas del negocio”, dice Biersach. Hoy por hoy, 42% de los sitios está abierto a todo el mundo en la empresa, y más de 25% de ellos tiene miembros activos de múltiples departamentos y lugares.

El directivo también recalca, con todo, que SharePoint tiene sus limitaciones: carece de capacidades de los productos de ECM maduros que se usan para aplicaciones centradas en documentos, como procesamiento de préstamos, y debe vincularse con aplicaciones de terceros para alcanzar componentes estándar de ECM, como introducir imágenes escaneadas en un repositorio.

 

LOS OTROS NO SE QUEDAN ATRÁS. Los proveedores de ECM convencional, reconociendo el potencial que tiene para los negocios vincular la colaboración con los sistemas de gestión de contenido, invierten en sus propias plataformas de colaboración.

La actualización que le hizo ECM a Documentum 6.5 (en julio del año pasado) incluye CenterStage Essentials, para que la gente cree espacios de trabajo en los que puede invitar a otros, de dentro y fuera de la empresa, para compartir documentos y mantener flujos de trabajo. El contenido salvado en CenterStage Essentials se vincula con la infraestructura de back-end de la compañía, con sus capacidades de cumplimiento de normas y retención. CenterStage Essentials (ahora en beta) estará disponible este año.

Whitney Tidmarsh, vicepresidente de mercadotecnia para ECM de EMC, admite que SharePoint está mejor posicionado que CenterStage en cuanto a servicio de contenido para las masas. “CenterStage apunta a aplicaciones impulsadas por el contenido que atrae a usuarios de diversas compañías. Una armadora de coches trabajando en el nuevo diseño de un producto, quizás desea que tanto proveedores como su área de diseño usen la aplicación. Los empleados tendrían acceso pleno, mientras que los proveedores sólo la porción del auto en la que están trabajando”, explica Tidmarsh.

Otros, como IBM, sí van a la par en competencia con Sharepoint. En octubre, el Gigante Azul reveló planes para integrar Lotus Quickr, su plataforma de colaboración y redes sociales, en sus productos de ECM, como FileNet P8 y el Content Manager 8.

Recientemente también dijo que en la interfaz de usuario del Office 2007 colocaría funciones clave de gestión de contenido del FileNet Content Manager 4.5, que incluirían capacidad de búsqueda de contenido a través de múltiples repositorios de FileNet, chequeo de documentos que entran y salen de FileNet, supervisión de los flujos de trabajo e integración con el FileNet Records Manager 4.5, el cual declararía los documentos de Office como expedientes oficiales. Ambos esfuerzos de integración van dirigidos a desvirtuar la ventaja que tiene SharePoint por su estrecha vinculación con Office.

Alfresco, fabricante de ECM de fuente abierta, es otro que se posiciona como alternativa a SharePoint, hasta el grado de haber bautizado su plataforma de colaboración con el no tan sutil nombre de “Share”. Lanzada en octubre como parte de su más reciente versión de plataforma de ECM, Share dispone de capacidades de colaboración con documentos, así como blogs, wikis y calendario.

Share permite la colaboración en Word, Excel, PowerPoint y otros archivos de Office, sin que se tenga que usar SharePoint. Esto se debe a que usa los protocolos de redes de Microsoft Office, los mismos que Office usa para conectarse con SharePoint. El año pasado, la Comisión Europea ordenó a Microsoft eliminar los derechos sobre los protocolos, como parte del esfuerzo de dicha comisión por fomentar la competencia. Las compañías que están optando por Alfresco son las que desean una alternativa frente a tener que comprar todo el software de Microsoft, a saber: Windows, .Net, Internet Explorer y SQL Server para correr SharePoint.

Para aplicar las políticas correctas de gestión y retención al contenido de negocios que se crean en ambientes colaborativos, Share se conecta con el repositorio central de Alfresco.

Algunas firmas IT apuntan a ser el núcleo de control de políticas en lo referente a los repositorios de toda la empresa. Vienen al caso los Federated Records Services y Retention Policy Services de Documentum 6.5 (EMC): son módulos que usan las API para que los administradores se conecten a repositorios de IBM, Microsoft, Open Text, Symantec y demás; apliquen expedientes o políticas de retención, y emprendan acciones como aplicar un prohibición legal. Convierten a Documentum en la capa de gestión de retenciones, sin necesidad de mover contenido a un repositorio de Documentum, y permiten que éste expanda su alcance más allá de los expedientes oficiales.

Larry Hawkins tiene un problema, ¿o hay que decir millones de problemas? La firma para la que trabaja, First Energy, genera 2 millones de correos electrónicos a la semana. Luego están documentos de Word, hojas de cálculo, archivos de diseño (CAD), videos y otro tipo de contenido, sin orden ni concierto, que abruma la organización.

“Somos magníficos produciendo información, pero muy malos para borrar la de escaso valor -admite Hawkins, director de cumplimiento de expedientes e información de First Energy-. Todo el material que anda por la empresa constituye un riesgo.”

La historia de First Energy es similar a la de muchas organizaciones, con la duda de qué hacer con el creciente y no estructurado contenido. No basta con almacenarlo y ya. Los requisitos de cumplimiento y de e-discovery (es decir, presentación de documentos por orden judicial en caso de pleito) obligan a los negocios a hacer una selección más profunda e identificar qué información hay que guardar y cuál puede destruirse sin consecuencias. Al mismo tiempo, las compañías deben asegurarse de que los empleados y demás usuarios tengan acceso al contenido que requieren para hacer sus labores diarias.

Están, por supuesto, las herramientas de administración de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), y las políticas y procesos para el manejo de documentos; con todo, sigue habiendo cierta clase de contenido sin estructurar, que suele vivir fuera de las plataformas de ECM.

Mientras los proveedores de ECM tratan de resolver este asunto extendiendo sus soluciones, algunas aplicaciones de colaboración -fundamentalmente SharePoint, de Microsoft- están tomando esta carencia en cuenta y hacen lo propio. En este sentido, la integración orgánica de SharePoint con Office lo está convirtiendo en fuerte rival como sistema de gestión de contenido.

Además de todo esto, las nuevas iniciativas tienden a garantizar que las plataformas de ECM equilibren disponibilidad, interoperabilidad y gestión de este mar de información. Una de tales iniciativas es dar importancia a los estándares de interoperabilidad.

Tiene sentido disponer de una capa de software que permita a las empresas aplicar normas sobre retención y expedientes al contenido empresarial, independientemente de dónde resida el contenido. Desde luego, implementar un sistema que abarque toda la compañía en lo que respecta a la gestión del contenido requiere significativas decisiones en cuanto a integración y políticas, pero esto es mejor que no satisfacer una orden judicial de e-discovery, no cumplir con la regulación o excluir a personas y aplicaciones que necesitan usar el contenido.

El mejor lugar para comenzar a entender cómo controlar el chorro de contenido empresarial es con las aplicaciones de colaboración. Éstas se encargan de generar una significativa porción de información del negocio, lo que las vuelve una opción cada vez más viable para controlar dicho contenido.

 

 

Y EL CAMINO CONTINÚA. Los documentos de ECM, como Documentum, han caminado mucho desde sus orígenes, moviendo cierto contenido a través de procesos específicos de negocio, como la procedencia de los préstamos o el procesamiento de cheques. Éste sigue siendo su papel primario, pero los proveedores de este tipo de herramientas están ampliando su alcance para que las compañías puedan administrar nuevos tipos de contenido y fomentar la colaboración.

¿Dónde quedan las opciones? Las empresas tendrán siempre una maraña de repositorios de contenido con los que habérselas, por lo que tiene sentido construir una capa de software que alcance a todos ellos y poder así aplicar políticas uniformes.

Pero antes de escoger la tecnología que se usará para gestionar el contenido, hay que prestar atención a las reglas. Las organizaciones requieren políticas sensatas de retención y eliminación que se ajusten al cambiante valor que para el negocio tienen el contenido, el cumplimiento y los requisitos legales, así como las expectativas de los usuarios, y de este modo determinar cuánto tiempo se conservará la información. Este último punto es vital, puesto que los empleados no tendrán inconveniente en guardar todo e-mail o archivo de Office.

A continuación viene el flujo de trabajo. La aplicación de políticas de gestión de contenido debe tener un flujo de trabajo que reconcilie una sólida clasificación con la productividad de los usuarios. Si se obliga a los empleados a hacer clics a través de un plan de archivado de 15 pasos se saldrán de la oficina y le prenderán fuego.

Hawkins, de First Energy, encontró razonable terreno medio entre flujos de trabajo extremo y su plataforma de ECM, que es FileNet (IBM): exige que cada empleado clasifique los mensajes de correo antes de enviarlos, pero ha vuelto ese proceso lo más fácil posible. “En la interfaz de usuario colocamos una barra de herramientas con un menú -explica-. Les damos cuatro cestos para colocar dentro el correo. Si lo clasifican para retención, es tomado por nuestro sistema de gestión de contenido y manejado para su periodo de retención.”

Hawkins no se detiene en el e-mail, sino que tiene planes para colocar todo el contenido de la empresa bajo una gestión más estricta, desde documentos de Office hasta archivos CAD, desde el audio hasta el video. “Trabajaríamos mejor si agrupáramos nuestra información de manera que se lograra un acceso y uso más eficientes”, concluye.

Finalmente, es preciso solicitar que las empresas IT ofrezcan mejor y más abundante integración en los repositorios de contenido de terceros. Las compañías deberían de apoyar toda naciente iniciativa, como la especificación Content Management Interoperability Services, para que las plataformas de ECM muestren el equilibrio de disponibilidad, interoperabilidad y gestión que necesitan para poder flotar sobre las olas de información en vez de hundirse.

 

LA OFERTA DE ECM EVOLUCIONA

Los últimos productos se centran en colaboración y en gestión de contenido de terceros

 

Enterpriese 3.0, de Alfresco: plataforma que añade capacidades de colaboración con documenos, así como blogs, wikis y calendario

Documentum 6.5, de EMC: presenta nuevos componentes, como CenterStage, para colaboración; Federated Records Services, para administrar el contenido en otros repositorios, y Retention Policy Services, para aplicar retención a contenido en toda la empresa. Además, tiene conectores que pueden llegar hasta SharePoint y transferir contenido de sus propios repositorios para administrarlos y archivarlos.

FileNet P8 Content Manager 4.5, de IBM: ofrece los mismos conectores que Documentum, y además añade funciones de gestión de documentos para Office (Microsoft) y soporte nativo para Lotus Quickr

SharePoint Server 2007, de Microsoft: usa la plataforma de búsqueda empresarial Fast para búsqueda dentro de SharePoint

Storage Services for SharePoint, de Open Text: descarga contenido de SQL a almacenamientos externos para cumplimiento de normas y retención. Al aceptar SharePoint, su software se puede usar para activar las políticas de retención del contenido creado en SharePoint.

 

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